Smart kontor – hur bidrar smart teknik till en bättre arbetsmiljö?

Smart kontor

Smart office eller ett smart kontor är benämning för processer där vi använder teknik för att hjälpa anställda att arbeta mer produktivt och effektivt. Man söker efter uppgifter som kan digitaliseras eller göras på ett innovativt sätt. Detta gäller oavsett om de arbetar på kontoret eller arbetar på distans och ansluter till sitt team på kontoret. Flexibilitet präglar förhållanden på ett smart kontor.

Hur går det till då med att uppnå dessa förbättringar? Jo, smart kontor använder uppkopplad teknik och analys för att förstå hur arbetsplatsen bäst kan betjäna anställda så att de kan arbeta produktivt. Målet är givetvis att skapa en bättre arbetsmiljö. Det kan handla om enkla uppsättningar med mindre mängder data att  analysera, men även enorma. Beror helt på verksamhetens storlek och givetvis tekniken som finns tillgänglig.

Tekniken i ett smart kontor

Idag har vi en hel del teknik på våra kontor som vi använder för att underlätta vårt arbete och samtidigt skapa effektivare processer. Smart kontorsteknik inkluderar ofta programvara för videokonferenser och anna kommunikation, samt medföljande hårdvara. Detta har visat sig vara oerhört användbart under pandemin, när hela samhället behövde ställa om. Tekniken har möjliggjort att vi kan arbeta med folk på distans. Tänk dig också alla multinationella företag, vars avdelningar i olika länder behöver kommunicera dagligen. Flexibilitet.

I ett smart kontor kan vi även finna programvara för bokning av mötesrum och skrivbord som ger oss struktur och sparar tid. Dessutom finns det även kontors analysverktyg för att ge insikt i hur olika kontorsutrymmen används. Denna teknik för smart kontor anpassar sig till kommunikationsstilarna på den föränderliga arbetsplatsen och tillhandahåller data, resurser och verktyg för att göra framtidens arbete så produktivt som möjligt.

För den fysiska trivsel kan man idag på ett smart kontor hitta automatiserade system för styrning av temperatur, luftkvalitet, ljuskvalitet och andra parametrar. Dessa har även en stark påverkan på den psykiska välmående. Genom att reglera inomhus förhållanden med hjälp av tekniken, kan vi optimera dem till att vara behagliga för människor som arbetar där.

Fördelar med smart kontor

Så, vad kan fördelarna med ett smart kontor vara? Smart kontorsteknik gör det snabbt och enkelt att schemalägga och hålla hybrid möten. Detta hjälper team att genomföra mer produktiva möten oavsett var mötesdeltagarna befinner sig. Med andra ord, så medför smart kontor flexibilitet till organisationens medarbetare. Det innebär att organisationen har lättare med snabba taktiska omställningar.

En annan fördel är att på ett smart kontor kan människor hitta den bästa arbetsytan för deras behov. Oavsett om de samarbetar med en grupp eller arbetar med enskilda uppgifter. Dessutom hjälper smart kontorsteknik IT- och anläggningsledare att analysera hur verktyg och utrymmen används så att förbättringar kan göras och arbetsytor kan användas mest effektivt, nu och i framtiden.

Detta är praktiskt när du planerar kontorsflytt eller renoveringar så att arbetsytan passar de anställdas behov. Men främst kan dessa fördelar nyttjas som underlag för att fatta långsiktiga strategiska beslut.

Om kontor i Sverige

Det är uppskattningsvis drygt 2,5 miljoner svenskar som har kontor som sin arbetsplats. När vi pratar kontor i Sverige 2021, så räknar vi även hemmakontor som en självklarhet. Nedan behandlar vi några viktiga ställningstagande gällande synen på kontors förhållanden, hämtat från Arbetsmiljöverket, som vi tycker måste hanteras i processer gällande uppsättningen av ett smart kontor.

“I ett litet rum där man arbetar ensam kan man känna sig instängd och isolerad, och i ett rum som delas av flera personer finns risk att bli störd och det kan vara svårt att koncentrera sig.”

Här kan vi lära oss att det är viktigt att hantera risker med att arbeta ensam eller i delat arbetsyta. Att känna sig instängd och isolerad, kan videotekniken och andra kommunikationsmöjligheter hjälpa till att lösa genom att minska de negativa effekterna. Smart kontor innebär arbetsmiljö där du kan uppnå optimal koncentration, och det är vad många kontor i Sverige strävar mot att uppnå.

“De flesta trivs bäst med att sitta så att de har överblick över lokalen. Att inte ha en vägg, en hylla eller någon annan avskärmning bakom ryggen, så att andra kan passera direkt bakom eller titta över axeln, kan ge en känsla av otrygghet. Att sitta för nära kan också ge en känsla av att det personliga reviret kränks. Det gäller speciellt om man sitter mitt emot någon, utan något emellan så att siktlinjen bryts.”

Genom att samla in data om produktivitet beroende på bordsplacering kan ge värdefulla insikter i hur placeringar på ett smart kontor bör organiseras. Det är viktigt att ta med i analysen faktumet att människor har olika preferenser. Därför bör analysen vara inriktad på varje specifik individ, för att få ut rättvisande data snarare än generell.

“Lokalernas utformning kan därför på olika sätt påverka hur vi mår och bidra till stress.”

Strativ lösningar för smart kontor

Vi delar visionen om att utveckla lösningar för det smarta samhället, med användarupplevelsen i fokus. Vi är smarta utvecklare med smarta IT-lösningar, som gör människor smarta. Gällande mjukvarulösningar och verktyg för smart kontor har vi hittills utvecklat en AI-baserat rekryteringsverktyg, olika typer av bokningssystem, bokförings och HR app, dokumenthanteringssystem, etc. Målet har alltid varit detsamma – att digitalisera kontors processer och hitta nya innovativa sätt som ökar produktivitet och skapar en bättre arbetsmiljö.

Vårt erbjudande bygger på STRAtegisk och innovaTIV affärsrelation till kunden, på tillgång till kostnadseffektiva resurser och på den agila projektledningen. Vi utvecklar skräddarsydda lösningar som bidrar till att stärka konkurrenskraften hos våra kunder. Boka gärna ett kostnadsfritt möte, så pratar vi mer om möjliga förbättringar av din verksamhet!