Smartare arbetsflöde – 5 smarta tips

Smartare arbetsflöde för bättre balans i livet

Arbete utgör en stor del av våra liv och påverkar även hur vi mår utanför jobbet. Arbetar vi med något som vi har koll på och känner oss nöjda över, så kommer vi även att må bra på fritiden. Inte garanterat, men ganska bra förutsättning skulle jag vilja påstå. Har vi ett strukturerat arbetssätt, är det också en stor chans att vi är mer disciplinerade i livet, som gör att vi kan ta vara på livets goda i en större omfattning. Därför behöver man arbeta smartare och inte hårdare, som många vill påstå.

Balans

Har man dålig struktur i sitt arbete, löper man risk att man överarbetar sig och tråkigt nog ändå inte hinner med att fullborda alla arbetsuppgifter. Inte heller att finna nöje i sitt arbete. Känna mycket stress. Tankarna uppe i högvarv. Även efter arbetstid. Verkligen inte en önskvärd situation att befinna sig i. Tur är det att man är aldrig hopplös och kan alltid göra något åt saken för att hitta rätt flöde i sitt arbete. Följer du nedanstående tips och lyckas du integrera dem i ditt smartare arbetsflöde, så kommer du definitivt arbeta smartare och uppnå målet med att må bättre och ha bättre balans i livet.

1. Inga distraktioner

När vi arbetar har vi många lättillgängliga distraktioner som försöker stjäla vårt fokus från arbetet. Vi kan tänka själva och finna sanningen i att passiv aktivitet på sociala medier, textande om ingenting eller även notifieringsljud kan vara primära orsaker till låg produktivitet i vårt arbete.

Därför är det viktigt att arbeta i en miljö med så lite störningar som möjligt. Det är däremot främjande att arbeta i en miljö med positiva störningar, som arbetskollegorna skapar med sin arbetsinsats och sitt stöd. Allt annat som inte är arbetsrelaterat kan därför utgöra en distraktion som leder oss till lägre produktivitet och sämre kvalitet på vårt arbete.

Stänga av sociala medier under arbetstid, sätta telefonen på ljudlös, arbeta i optimala arbetsförhållanden och ha disciplin att hålla sig till detta dagligen tills det har blivit rutin.

Med smartare approach stänger du av störningar och är ett steg närmare ditt mål till ett smartare arbetsflöde.

2. Skapa smartare aktiv vila

Arbeta exempelvis i en timme och ta en paus om 5 minuter för att reflektera över arbetet som du har utfört och det arbete du ska göra den nästkommande timmen. Det kallas för aktiv vila, då du vilar från arbetet, men har fortfarande ett ansvarsfullt band till arbetet med ett analytiskt förhållningssätt. Du höjer din prestationsförmåga. Du blir bättre på det du gör helt enkelt. Du arbetar i ett smartare arbetsflöde.

Det som är viktigt är inte att ha en uppsättning om exakt 30, 60 eller 78 minuter som matchas med relevant antal minuter, utan en uppfattning om smartare aktiv vila.

På det sättet kommer du ha bättre koll på det du har gjort och det du ska göra, som kommer att höja din produktivitet och du kommer må bättre.

3. Ständig utveckling av svaga egenskaper

Ingen kan veta allt, och det vet vi alla och därför arbetar var och en av oss inom ett specialiserat område. För att kunna prestera bättre inom det specialiserade området måste vi ha ett helt spektrum av olika egenskaper. Det är helt naturligt att vara bättre på vissa och sämre på vissa andra.

Många förespråkar att man ska fokusera på det man är bra på för att bli ännu bättre och hitta andra som är bra på det man är själv sämre på och outsource jobbet till dom. Jag håller inte med. Det måste finnas ett smartare sätt att utveckla sina svaga egenskaper med hjälp av ett smartare arbetsflöde. Man ska ständigt sträva efter att utveckla även sin svaga egenskaper för att i det långa loppet hinner man bli både expert inom sina bästa egenskaper och även höja avsevärt nivån på sina sämre egenskaper.

Därmed kommer man känna sig mer fullbordad i sin yrkesroll och som människa.

4. Ha tydliga mål

Mål är viktiga. Mål ger mening till vårt arbete. Orealistiska mål kan dock ställa till det. Det vill vi inte. Därför ska du ha tydliga mål, som en del av smartare approachen till ett smartare arbetsflöde. Vad innebär tydliga mål då?

Jo, först och främst handlar det om att inte ha för många mål, så antalet måste vara realistiskt i förhållande till det tidsperspektivet vi arbetar med. Att jag ska kvantifiera här och säga du ska ha 3 mål per dag eller 6 är bara helt vilseledande. När du arbetar smartare, så utgår du alltid ifrån din uppfattning, därför är antal mål din sak att bestämma utifrån ovannämnda förutsättningar.

Vidare måste mål vara definierade på ett konkret sätt. Exempelvis, kan man inte sätta upp ett mål “Jag ska programmera idag”. Det säger dig inte så mycket eller hur. Att säga “Idag ska jag programmera x antal timmar på projekt y, och ska läsa kravspec om projekt B i x antal timmar”, är mer konkret och tydligt. Du kan givetvis detaljera dina mål så mycket du känner för, men kom ihåg att inte spendera mer tid på att sätta upp målen än att arbeta mot dem. För det blir inte riktigt smartare eller hur.

Tydliga mål motiverar att arbeta i smartare arbetsflöde.

5. Planera smartare

Mål är den del i planeringen givetvis, men inte allt. Vi behöver planera smartare arbetsflöde och även hela processen under vår dag, och inte bara i arbetet. Lyckas vi ha en bra planeringen ökar vi chansen att skapa bra livsflöde och uppnå bättre balans i livet.

Börja med sömnen. När vi sover så vilar vi vårt arbetsredskap. Det är oerhört viktigt att ha bra sömn, på riktigt. Därför ska du planera att lägga dig i tid, så att du kan få med 6-8 timmars sömn, beroende på hur sliten du är.

Vad gör du när du vaknar? Har du några hälsosamma rutiner? Det du bör göra är att komma i kontakt med kallt vatten, göra en kort fysisk aktivitet och fylla på med mat. På det sättet har du gjort allt din kropp kräver från dig och har således gjort din arbetsredskap redo för arbete.

Planera med att ta dig till jobbet i tid, så att du inte behöver uppleva onödig stress som orsakas av att vara sen till jobbet. Se till att alla dina arbetsverktyg är välorganiserade och lättillgängliga. Ha koll på vad du ska äta och när du ska dricka, samt planera väl din aktiv vila.

Smart planering är kärnan i att uppnå smartare arbetsflöde.

Se till att ha en plan vad du ska göra efter jobbet. Om det är en fysisk aktivitet, intellektuell eller av social karaktär. När du planerar smartare så planerar du för hela 24 timmar.

Glöm inte att planera in några timmar om dagen där du inte har planerat någonting. Det kommer göra dig gott!

Min hopp är att du finner dessa tips värdefulla och att du lyckas med att arbeta i ett smartare arbetsflöde och uppnår bättre balans i livet. Behöver dock din verksamhet marknadsföringstjänster eller känner du någon som gör det, kan du läsa mer om vår smart marketing och kontakta oss för ett kostnadsfritt möte.

Get started!